Zio-2-1-lab

Ćwiczenia – Standardy serii ISO-9000 (część I)

Opracowanie procedury

Celem ćwiczenia jest opracowanie procedury uzyskania indywidualnego toku studiów na Wydziale Informatyki i Zarządzania PP. Wybór uczelni związany jest z udostępnionymi materiałami pomocniczymi (regulamin studiów, szablony dokumentów). Celem ćwiczenia jest opracowanie procedury uzyskania indywidualnego toku studiów na Wydziale Informatyki i Zarządzania Politechniki Poznańskiej (WIiZ PP). Ćwiczenie bazuje na dokumentach (regulamin studiów, szablony dokumentów) obowiązujących na WIiZ PP w dniu 01.08.2006.

Szablon dla procedury ISO (doc).

---

Informacje źródłowe dla procedury

Procedurę należy zbudować w oparciu o wyciąg z regulaminu studiów ( § 16):

Studia według indywidualnych planów i programów mogą być prowadzone tylko na kierunkach, które są realizowane w Politechnice Poznańskiej. Według indywidualnych planów i programów studiować mogą studenci, którzy ukończyli co najmniej II rok studiów i wyróżniają się dobrymi wynikami w nauce. Decyzje w sprawach, o których mowa w ust. 2, na wniosek studenta podejmuje rada wydziału, ustalając dla każdego studenta indywidualny plan i program studiów oraz powołując opiekuna spośród profesorów, docentów lub doktorów habilitowanych. Indywidualny plan studiów nie może powodować wydłużenia okresu studiów ponad nominalny czas trwania studiów na danym kierunku.

---

Opracowanie wzoru jednego z dokumentów

Zwróć uwagę, że opisywanej procedurze towarzyszy przepływ dokumentów. Z pewnością do wymaganych dokumentów należeć będą:

• Podanie o uzyskanie indywidualnego toku studiów („Podanie o ITS”)
• Opinia o wniosku

Bardzo istotne jest dokładne zdefiniowanie struktury dokumentów (szablonów), które tworzone, przesyłane są podczas wykonywania procedury.

Zadanie polega na stworzeniu szablonu dla dokumentu „Podanie o ITS” (odpowiednie referencje do szablonu powinny zostać umieszczone w opisie procedury)

Dla ułatwienia zadania możliwy jest wgląd do przykładowego szablonu dokumentu Opinia o wniosku.

---

Przedstawienie diagramu przepływu dla procedury

Szablon opisu procedury zawiera punkt „Schemat”, w którym należy zawrzeć opis procedury w postaci kroków, jak również wspomóc go diagramem.

Diagram można wykonać przy użyciu dowolnej notacji dla diagramów przepływu.

Należy zadbać, aby:

• Wszystkie procesy, procedury rozpoczynają się tak zwanego wyzwalacza (ang. trigger), czyli zdarzenia, które je inicjują (np. złożone zamówienie, konieczność wystawienia faktury itd.)
• Czynności powinny być specyfikowane jedna na blok i odpowiednio nazwane (np. Opracowanie modelu systemu)
• Bloki decyzyjne powinny uwzględniać możliwe alternatywy, a warunek powinien podany być w formie pytania
• Można wyszczególniać podprocesy,
• Proces powinien mieć początek i koniec.

Aby ułatwić wykonanie diagramu, Student może posłużyć się notacją graficzną, który została już omówiona w ramach wcześniejszych wykładów - język UML.

Standard notacji UML zawiera zbiór definicji diagramów służących do modelowania. Od strony specyfikacji, nacisk kładziony jest głównie na poprawność użycia poszczególnych elementów i sposób ich łączenia, samo zaś wykorzystanie notacji, poziom abstrakcji, czy wreszcie samo jej zastosowanie, jest już bardziej zależne od twórcy modelu i jego inwencji.

Rys. 1. Elementy diagramu czynności

W chwili obecnej notacja UML znalazła wiele zastosowań. Jednym z pomysłów jej wykorzystania jest użycie diagramów UML do modelowania procesów biznesowych. Od strony warsztatowej mnogość rodzajów diagramów daje szerokie możliwości spojrzenia na proces pod różnym kątem. Na przykład diagram klas posłużyć może do opisu poszczególnych klas artefaktów biorących udział w procesie i pokazania zależności między nimi. Diagramy stanu doskonale nadają się do śledzenia zmian zachodzących w procesie, z punktu widzenia aktorów lub innych artefaktów. Diagram czynności (ang. activity diagram), może posłużyć przedstawieniu przepływu w procesie.

Na rysunku 1 przedstawiono wykorzystanie elementów diagramu czynności w ujęciu modelowania procesów. Hierarchicznie czynności mogą dzielić się na pod czynności, a te na akcje.

---

Odpowiedzi

Procedura krokowa

Przykładowy schemat krokowy dla proponowanej procedury może wyglądać następująco:

P1-ITS: Uzyskanie indywidualnego toku studiów (wersja 060628)

Główna osoba: Student

Osoby pomocnicze: Prodziekan, Dziekanat, Sekretarz dziekana

Dokumenty: Podanie o ITS, Prezentacja wniosku, Powiadomienie o braku prezentacji, Opinia o wniosku, Uzasadnienie oddalenia wniosku.

Warunek: Student wyróżnia się dobrymi wynikami w nauce. Średnia ocen jest większa niż 4.0.

Scenariusz główny: 1. Student znajduje kandydata na opiekuna (musi to być osoba z habilitacją lub docent).

2. Student, w porozumieniu z kandydatem na opiekuna, opracowuje propozycję indywidualnego programu studiów. Punktem wyjścia jest program studiów obowiązujący na danym kierunku.

3. Student przygotowuje "Podanie o ITS" i "Prezentację wniosku".

4. Student przesyła do dziekanatu i sekretarza dziekana pocztą elektroniczną, "Prezentację wniosku" . Jako temat wiadomości wpisuje "Wniosek o ITS".

5. Student zanosi do dziekanatu "Podanie o ITS" , podpisane przez siebie i kandydata na opiekuna. "Podanie o ITS" i "Prezentacja wniosku" powinny dotrzeć do adresatów najpóźniej 2 tygodnie przed terminem posiedzenia rady wydziału, na którym wniosek miałby być rozpatrywany.

6. Dziekanat uzupełnia "Podanie o ITS" i "Prezentację wniosku" o dane dotyczące średniej ocen.

7. Najdalej na dzień przed posiedzeniem kolegium dziekańskiego dziekanat przesyła prodziekanowi i sekretarzowi dziekana, pocztą elektroniczną, "Prezentację wniosku" oraz "Opinię o wniosku" . Dziekanat przekazuje także sekretarzowi dziekana "Podanie o ITS"

8. Prodziekan przedstawia radzie wydziału wniosek studenta. Rada go przyjmuje lub odrzuca.

9. Sekretarz dziekana umieszcza na "Podaniu o ITS" adnotację o decyzji rady i przekazuje je do dziekanatu.

10. Dziekanat dołącza "Podanie o ITS" do akt studenta i informuje go o postanowieniu rady.

Wyjątki:

5a. Na podaniu brakuje któregoś podpisu.

5a1. Dziekanat nie przyjmuje niepodpisanego podania. Po uzupełnieniu "Podania o ITS" o brakujący podpis następuje powrót do kroku 5

6a. "Prezentacja wniosku" jeszcze nie dotarła.

6a1. Dziekanat wysyła do studenta pocztą elektroniczną "Powiadomienie o braku prezentacji" i wstrzymuje dalsze działania do czasu otrzymania "Prezentacji wniosku".

6b. Średnia ocen jest zbyt niska lub student chciałby zbyt wcześnie (w stosunku do "Regulaminu studiów") podjąć studia indywidualne.

6b1. Dziekanat oddala wniosek z przyczyn formalnych, wysyła do studenta pocztą elektroniczną "Uzasadnienie oddalenia wniosku" i dołącza do akt studenta "Podanie o ITS" z odpowiednią adnotacją.

7a. Opinia o wniosku jest negatywna.

7a1. Dziekanat, po konsultacji z prodziekanem, wysyła do studenta pocztą elektroniczną "Opinię o wniosku" i dołącza do akt studenta "Podanie o ITS" z odpowiednią adnotacją. Procedura może być wznowiona od kroku 1, 2 lub 3.

Przykładowy dokument - "Podanie o ITS"

• Przykładowy dokument podania o ITS (doc).

Przykładowy diagram przepływu

• Przykładowy diagram w notacji UML.

Pytania do dyskusji

1. Czy wdrożenie ISO w organizacji zawsze wpływa na podniesienie jakości produktów?
2. Jakie elementy według Ciebie powinny być poddane audytowi najbardziej wnikliwie?